Il D. LGS 24/2023: la nuova Direttiva Whistleblowing

Novità, sanzioni e date di scadenza per la messa in regola di pubblici e privati

Pubblicato in Gazzetta Ufficiale lo scorso 15 Marzo, il D. LGS. 24/2023 predispone nuove regole circa il whistleblowing, ovvero la segnalazione di illeciti di cui un dipendente, collaboratore, professionista sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro. Ad oggi, esistono ovviamente delle procedure legislative volte ad agevolare la pratica. Tali normative, tuttavia, sono state più volte tacciate di attribuire ai segnalanti (o whistleblower) una protezione inadeguata.

Il nuovo decreto si rivela dunque un importante punto di svolta rispetto a quanto sino ad oggi previsto dalla normativa di settore. Approvato durante la seduta del Consiglio dei Ministri del 9 Marzo, il nuovo documento prevede l’implemento delle pratiche già esistenti, l’introduzione di nuove discipline e tutele più blindate per i whistleblower.

Per attuare le nuove disposizioni, sono state comunicate due deadline. Per le realtà con una media di lavoratori dai 250 dipendenti (a tempo determinato o indeterminato) in poi nell’ultimo anno, la data a cui fare riferimento è il 15 Luglio 2023. Per le imprese con una media di almeno 50 lavoratori (a tempo determinato o indeterminato) in media nell’ultimo anno, invece, la scadenza è impostata per il 17 Dicembre 2023.

Nel caso in cui non si effettui l’aggiornamento entro tali date, sono state disposte pesanti sanzioni amministrative, il cui importo varierà in base alle singole situazioni. Gli importi definiti vedono multe dai 5mila ai 30mila euro in caso di attività ritrosie, e importi tra i 10mila e i 50mila euro in caso di mancata implementazione dei canali di segnalazione.

La tutela del whistleblowing prima del nuovo decreto

Antecedentemente all’approvazione del D. LGS. 24/2023, nel settore pubblico, la regolamentazione del whistleblowing era garantita dall’art. 54-bis del D. Lgs. 165/2001. Quest’ultimo disponeva espressamente il divieto di ripercussioni per il pubblico dipendente qualora segnalasse al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, all’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) o all’Autorità giudiziaria, condotte illecite da lui apprese.

Per quanto concerne il settore privato, invece, la disciplina veniva dettata dalla Legge 179/2017. Tale provvedimento richiedeva alle società del settore privato con modelli organizzativi ex D. LGS. 231/2001 di dotarsi obbligatoriamente di canali di segnalazione delle condotte illecite ritenute rilevanti ai sensi della normativa. Allo stesso tempo, le imprese avevano l’onere di garantire il divieto di atti ritorsivi o discriminatori nei confronti del whistleblower per le segnalazioni effettuate.

Il nuovo documento, riconosce infatti alle segnalazione un ruolo chiave nella prevenzione delle violazioni normative e assicura ai segnalanti di imprese sia pubbliche che private, una tutela più strutturata. Il decreto aggiorna così la legislazione italiana, armonizzandola con quelle che sono le norme del Parlamento europeo e del Consiglio circa la protezione delle persone che segnalano violazioni del Diritto dell’Unione e di disposizioni normative nazionali.

Con il D. LGS 24/203 aumentano infatti le condotte meritevoli di segnalazione; la disciplina prevista dal decreto si estende infatti anche alle violazioni che possano ledere gli interessi dell’Unione Europea. Ricadono nella normativa anche le violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Pubblica Amministrazione o dell’ente privato, inclusi gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali. In continuità con il passato, vengono annoverate anche “le condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 o violazioni dei modelli di organizzazione e di gestione”.

Rimangono, invece, escluse dal decreto le segnalazioni circa i rapporti individuali di lavoro e quelle in materia di sicurezza e difesa nazionale.

Le specifiche del D. Lgs. 24/2023

Il D. LGS. 24/2023 amplia l’ambito di applicazione soggettivo della disciplina in materia di whistleblowing. Con questo nuovo decreto, sono adesso inclusi tra i soggetti tutelabili anche collaboratori autonomi, liberi professionisti, volontari, azionisti e amministratori.

Il Decreto differenzia inoltre gli enti destinatari della nuova disciplina in “soggetti del settore pubblico” e “soggetti del settore privato”. Vediamo quale tipologia di impresa ricade nelle nuove tipologie di classificazione.

Soggetti del settore pubblico

Si intendono come tali le amministrazioni pubbliche, le Autorità indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione, gli enti pubblici economici, gli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico, gli organismi di diritto pubblico, i concessionari di pubblico servizio e le società in house, anche se quotate.

Questi enti vengono individuati “in negativo” rispetto a quelli del settore pubblico. Il D. LGS. 24/2023 li circoscrive, rivolgendosi, in particolare, a una serie di casi, di seguito riportata.

1. Realtà aziendali in cui la media dei lavoratori impiegati sia inferiore alle 50 unità In questi casi, il whistleblower potrà segnalare condotte illecite rilevanti ai sensi del D. LGS. 231/2001 o violazioni del modello organizzativo, facendo ricorso al solo canale di segnalazione interno;
2. Enti con una media di lavoratori superiore alle 50 unità Date queste eventualità, invece, il whistleblower avrà la possibilità di segnalare, oltre alle violazioni contemplate dalla nuova normativa, anche quelle attinenti al diritto dell’Unione Europea. L’ente potrà fare ricorso a tutti i canali di segnalazione di cui al D. LGS. 24/2023.

Rispetto alla norme preesistenti, che contemplavano il solo uso di canali di segnalazione interni, il decreto introduce ulteriori modalità attraverso cui il whistleblower può comunicare gli illeciti di cui sia venuto a conoscenza. Il documento amplia infatti i canali a disposizione, prevedendone uno di segnalazione esterna, predisposto e gestito dall'ANAC. Entro tre mesi dalla data di entrata in vigore del D. Lgs. 24/2023, tale Autorità – sentito il Garante Privacy – dovrà adottare delle linee guida in tema di presentazione e gestione delle segnalazioni esterne, prevedendo il ricorso a strumenti di crittografia che garantiscano la riservatezza del segnalante e della persona menzionata nella segnalazione - o comunque coinvolta.

L’iter per le segnalazioni interne

Per quanto riguarda i canali di segnalazione interna sia enti pubblici sia di privati vengono loro richieste massima tutela e riservatezza circa l’identità del segnalante e della persona coinvolta o menzionata. Il decreto affida, poi, la gestione della segnalazione a una persona o a un ufficio aziendale interno, autonomo e costituito da personale specificatamente formato o, in alternativa, ad un soggetto esterno equivalentemente qualificato. Nel caso di ente dotato del modello organizzativo previsto dal D. LGS. 231/2001, si richiede che il M.O.G. si occupi del canale di segnalazione.

Sempre circa le segnalazioni interne, il decreto dispone che:

1. L’ente è tenuto a rilasciare al whistleblower un avviso di ricevimento della sua segnalazione dopo l’inoltro di quest’ultima ed entro sette giorni dalla ricezione;
2. il soggetto a cui è affidato il canale ha il compito di mantenere i contatti con il segnalante, dando seguito alla segnalazione e fornendo riscontro al whistleblower entro tre mesi dalla data di ricezione di quest’ultima.

La normativa definisce anche la modalità con cui questi canali di informazione dovranno essere segnalati. Le imprese dovranno pubblicare un’informativa chiara ed esplicativa circa procedure e presupposti necessari ad effettuare eventuali segnalazioni, sia interne che esterne.

Tali informazioni dovranno essere facilmente reperibili, sia sul posto di lavoro che sul sito internet dell’impresa o azienda.

Le segnalazioni esterne tramite il canale ANAC

L’accesso al canale esterno dell’ANAC è consentito in una serie di ipotesi, di seguito elencate.

1. Il soggetto segnalante opera in un contesto lavorativo nel quale non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale o la sua predisposizione non è conforme ai requisiti normativi;
2. Il soggetto segnalante ha già effettuato una segnalazione a cui non è stato dato seguito;
3. Il soggetto segnalante ha fondato motivo di ritenere che una segnalazione interna possa determinare il rischio di ritorsione;
4. Il soggetto segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Anche l'ANAC ha specifici doveri di attivazione e di riscontro nei confronti del whistleblower. Come nei casi di segnalazione interna, il segnalante dovrà sempre ricevere un avviso di ricezione della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricevimento. Dovrà anche essere dato seguito, attraverso un’attività istruttoria, alle segnalazioni ricevute, dando riscontro al whistleblower entro tre o sei mesi (a seconda dei casi). Qualora la segnalazione abbia ad oggetto informazioni che esorbitino le proprie competenze, l’ANAC dovrà provvedere a dare comunicazione della segnalazione all’autorità competente.

L’extrema ratio: la diffusione pubblica

La normativa prevede l’ulteriore possibilità di segnalare gli illeciti mediante delle divulgazioni pubbliche, che potranno essere essere effettuate solo al ricorrere di specifici presupposti.

Il segnalante può dunque utilizzare la stampa e mezzi elettronici, o comunque di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. L’utilizzo di tali strumenti risulta valido - e sotto la protezione del nuovo decreto - qualora si siano precedentemente effettuate una segnalazione interna e una esterna (o direttamente una segnalazione esterna) oppure si abbia fondato motivo di ritenere che:

1. violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
2. La segnalazione esterna possa comportare ritorsioni o non avere efficace seguito.

La tutela del segnalante

La disciplina introdotta dal D. LGS. 24/2023 rinforza notevolmente la tutela della riservatezza del segnalante, disponendo varie garanzie contro eventuali atti ritorsivi.

Per quanto concerne i dipendenti pubblici la tutela prevista è ampia: questi, infatti, possono segnalare violazioni sia del diritto comunitario che del diritto interno, attraverso tutti i canali di segnalazione previsti.

Quanto ai soggetti del settore privato, invece, la normativa applica una distinzione interna alla categoria.

1. I dipendenti di enti privati che nell’ultimo anno hanno impiegato una media di oltre 50 lavoratori e lavoratori di enti che, a prescindere dalle dimensioni, rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione indicati dalla Direttiva (UE) 2019/1937 potranno segnalare soltanto le violazioni del diritto dell’Unione Europea, ovviamente attraverso i canali di segnalazione previsti dal decreto.
2. Gli impiegati presso aziende con una media di lavoratori superiore alle 50 unità, invece, il whistleblower avrà la possibilità di segnalare sia le violazioni contemplate dalla nuova normativa, sia quelle attinenti al diritto dell’Unione Europea, sempre attraverso i canali previsti dal decreto.

Il D. LGS. 24/2023 enuncia poi che l’identità del whistleblower non potrà essere rivelata, se non con l’espresso consenso del segnalante stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati.

Tuttavia, questo diritto alla riservatezza non ha portata assoluta: l’ampiezza della tutela riconosciuta all’identità del whistleblower varia, infatti, a seconda delle disposizioni che regolano i possibili procedimenti (penale, civile, disciplinare) in cui può la persona potrà trovarsi coinvolta.

Nel caso specifico delle segnalazioni che abbiano comportato l’instaurazione di un procedimento penale, la riservatezza del whistleblower è tutelata nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.. La disposizione impone l’obbligo di segretezza degli atti delle indagini preliminari sino al momento in cui l’indagato non abbia il diritto ad averne conoscenza - e comunque non oltre la chiusura di tale fase.

Sempre in tema, il D. LGS. 24/2023, conferma le garanzie contro ritorsioni e discriminazioni nei confronti del segnalante (dipendente pubblico o lavoratore privato che sia) e introduce un’ulteriore forma di tutela per il whistleblower, questa volta in sede processuale.

Il documento dispone infatti in capo al soggetto che abbia posto in essere tali condotte, un’inversione dell’onere probatorio, imponendogli di dimostrare che siano state attuate per ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione o alla denuncia.

Vincolo ben più gravoso di quello originariamente prescritto dalla direttiva. Infatti, mentre l’art. 21 della normativa comunitaria impone all’autore delle ritorsioni di dimostrare che la condotta sia imputabile a “motivi debitamente giustificati”, l’art. 17 del decreto richiede, invece, che si provi l’estraneità della condotta rispetto alla segnalazione oggetto della controversia.

Viene poi esclusa la responsabilità del segnalante nel caso in cui diffonda o riveli, attraverso canali di segnalazione previsti dal Decreto, informazioni coperte dall'obbligo di segreto relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali - a condizione che vi sia il fondato motivo di ritenere che la rivelazione di tali informazioni fosse necessaria allo svelare la violazione.

È stata, infine, prevista l’istituzione da parte dell’ANAC di un elenco degli enti del terzo settore che forniscono misure di sostegno per i whistleblower. Tali misure, individuate dall’art. 18 del D. LGS. 24/2023, consistono nell’assistenza e nella consulenza a titolo gratuito “sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell'Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato”.

Non è stata, invece, ripresa la disposizione comunitaria in tema di misure di assistenza finanziaria e di sostegno psicologico per i segnalanti coinvolti in procedimenti giudiziari.

Le sanzioni previste

Oltre ai profili di responsabilità in cui può incorrere il soggetto segnalato, è previsto un regime sanzionatorio applicabile nei casi in cui vengano riscontrate violazioni delle disposizioni del Decreto.

In particolare, l’ANAC può infliggere al responsabile delle sanzioni amministrative pecuniarie qualora:

1. Siano state commesse delle ritorsioni, o qualora si accerti che la segnalazione sia stata ostacolata o che l’obbligo di riservatezza sia stato violato;
2. Non siano stati istituiti canali di segnalazione, che non siano state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni, o che l’adozione delle procedure non sia conforme alle disposizioni del decreto.

Viene previsto anche uno specifico regime di responsabilità per il segnalante nell’eventualità in cui abbia formulato segnalazioni diffamatorie o calunniose, commesse con dolo o colpa grave.

15 Luglio e 17 Dicembre: le date di consegna per le imprese

L’adempimento era già obbligatorio per alcuni enti selezionati; tra questi chi rispettava il modello ex D. LGS. 231/2001 (MOG-Modello di Organizzazione e Gestione), realtà che lavorano con enti pubblici, imprese del settore finanziario (si veda art. 48 D. LGS. 90/2017) e aziende specifiche di settore, come filiere alimentari, sicurezze dei trasporti, enti di tutela ambiente.

A partire dal 15 Luglio 2023, saranno aggiunte al conteggio le imprese con almeno 250 lavoratori (a tempo determinato o indeterminato) in media nell’ anno precedente.

Dal 17 Dicembre 2023, invece, verranno incluse anche le imprese con almeno 50 lavoratori (a tempo determinato o indeterminato) in media nell’ anno precedente.

Risulta dunque necessaria l’attivazione di canali di segnalazione efficaci, riservati e sicuri per permettere a chi opera con le aziende (ma anche ad azionisti, consulenti o membri del CDA) di poter comunicare condotte illecite di natura amministrativa, contabile, civile o penale (riciclaggio, corruzione, etc.). In caso di mancato adeguamento, si potrà infatti incorrere in sanzioni fino a 50.000 euro.

MITWhistle permette al Whistleblower di poter effettuare le proprie segnalazioni in totale anonimato, accedendo alla piattaforma utilizzando TOR Browser, che ad oggi rappresenta il modo più sicuro in assoluto per nascondere e tutelare la propria identità. Una volta ricevuta dal sistema, la soffiata verrà  inoltrata alle unità  predisposte dalla vostra azienda alla ricezione delle stesse, in modo che venga gestita prontamente.

Le procedura MIT Whistle garantisce:

a) la tutela della riservatezza dell'identità  del segnalante e del presunto responsabile delle violazioni, ferme restando le regole che disciplinano le indagini e i procedimenti avviati dall'autorità  giudiziaria in relazione ai fatti oggetto delle segnalazioni;

b) la tutela del soggetto che effettua la segnalazione contro condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti la segnalazione;

c) un canale di segnalazione anonimo e tutelato

Novità applicativo:

E' possibile accedere alla piattaforma anche tramite cellulare Android o Apple

E' possibile ricevere segnalazioni su problemi non pertinenti al Whistleblowing

E' possibile effettuare segnalazioni da soggetti esterni alla società, cliccando nel link nella barra "Segnalazioni esterne"